Druckreif

Macht doch - wie in Bad Fredeburg - einfach selbst was los!

Das Foto zeigt das letzte Orga-Team mit AG-Lehrer Dr. Thomas Bauch, das an der Erich-Kästner-Realschule das Backyards-Festival auf die Beine gestellt hat.  Fast ein Jahr vorher hatten die Vorbereitungen begonnen.

Das Foto zeigt das letzte Orga-Team mit AG-Lehrer Dr. Thomas Bauch, das an der Erich-Kästner-Realschule das Backyards-Festival auf die Beine gestellt hat. Fast ein Jahr vorher hatten die Vorbereitungen begonnen.

Foto: Projektbüro Ensible e.V.  

Ein Festival im Sauerland - das wär’ doch was. Unsere Autorin gehört zum Team des Backyards-Festival. Sie erläutert die Planungen.

Sommerzeit ist Festivalzeit. Wer selbst eins organisieren will, muss früh beginnen. Am besten schon jetzt. Unsere Druckreif-Autorin, selbst Mitglied in einem Festival-Planungsteam, hat für euch die wichtigsten Schritte aufgeschrieben.

Jeder kennt sie und jeder liebt sie: Festivals. Sie finden besonders häufig im Sommer als Open-Air-Veranstaltung statt. Oft treten mehr oder weniger bekannte Künstler auf, es gibt viel zu essen und zu trinken und die Stimmung ist meist ausgelassen. Viele Festivals stehen unter einem Motto, wie unter anderem die Holi-Festivals, bei denen buntes Farbpulver im Vordergrund steht. Was man als Besucher jedoch oft vergisst, ist die ausgefeilte Planung die hinter einem solchen Event steht.

Zehn bis acht Monate vorher

Der Anfang der Planung (etwa zehn bis acht Monate vorher): Als erstes haben wir uns zusammengesetzt und gebrainstormt. Wir mussten die grundlegenden Fragen klären wie zum Beispiel: Wie stellen wir uns unser Festival dieses Schuljahr vor? Unter welchem Namen / Thema soll es laufen? Welche Künstler (die vielleicht schon mit unserem Festival bekannt sind) laden wir ein? Wie gestalten wir das Festival-Logo? Wer kümmert sich um welches Aufgabengebiet? Als eine Grundidee vorhanden war, setzten wir uns an die genauere Ausarbeitung. Ein Teil unserer Gruppe designte das Logo und plante bereits das Design für die Werbeplakate und -flyer. Ein weiterer Teil kontaktierte die Künstler, die eingeladen werden sollten. Auch informierten wir uns bereits über Sponsoren und weitere Finanzierungsmöglichkeiten.

Sieben bis zwei Monate vorher

Die genauere Verwirklichung unseres Plans (etwa sieben bis zwei Monate vorher): Das Design der Werbeflyer und -Poster stand fest und wir ließen sie drucken, um sie an der Schule und in Geschäften in Bad Fredeburg und Schmallenberg zu verteilen. Dadurch wurden einige Firmen und Unternehmen auf uns aufmerksam und wir konnten sie als Sponsoren gewinnen. Außerdem stand zu diesem Zeitpunkt bereits fest, dass unser Festival auf unserem Schulhof im Freien stattfinden sollte, weshalb wir eine Bühne mieteten und auch ein Zelt bestellten, so dass sich unsere Gäste bei Regen unterstellen konnten. Ab diesem Zeitraum teilte sich unser Team in drei Gruppen auf: die eine Gruppe suchte Sponsoren. Dafür kontaktierte sie verschieden Unternehmen, die bereits in den Vorjahren das Festival finanziell unterstützt hatten und lief durch Fredeburg und Schmallenberg, ging dort in Geschäfte und sprach die Geschäftsführer und Mitarbeiter direkt an.

Eine weitere Gruppe kümmerte sich um die Verpflegung. Sie organisierte sogenannte Foodtrucks (moderne Caterer) und einen Getränkelieferanten. Auch die Hauswirtschafts-AG unserer Schule sagte ein Büfett fürs Festival zu. Die letzte Gruppe kümmerte sich um die Technik. Eine Lightshow sollte aufgeführt werden, was viel Organisation im Vorfeld von dieser Gruppe verlangte. Auch organisierten sie Verstärker und Weiteres für unsere Künstler.

Einen Monat vorher

Kurz vor dem Festivaltag (ca. einen Monat vorher): Kurz vor dem großen Tag kümmerten wir uns verstärkt um Werbung und verteilten noch einmal sehr viele Plakate und Flyer. Außerdem erstellten wir einen Zeitplan für die Künstler, so dass wir ihnen im Vorfeld die Zeit ihres Auftritts nennen konnten. Des Weiteren organisierten wir weitere Attraktionen für unsere Gäste, wie zum Beispiel eine Fotobox. Auch Liefertermine wie der für die Getränke und das Zelt wurden ausgemacht.

In der Woche vorher

Die Woche bis zu dem Festival: Wir stellten einen Backstage-Bereich für die Künstler bereit, der aufgeräumt und dekoriert werden musste. Außerdem organisierten wir Verpflegung auch für diesen Bereich. Auch auf dem Schulhof musste Ordnung geschafft werden, so dass wir am Nachmittag vor dem großen Tag die Bühne aufbauen und das nötige Equipment bereitstellen konnten. An diesem Nachmittag blieben noch viele von uns bis zum frühen Abend an der Schule um die letzten Vorbereitungen vorzunehmen.

Am Tag des Festivals

Am Tag des Festivals: Mit der Unterstützung von vielen freiwilligen Helfern wurde alles, was an diesem Morgen noch geliefert wurde, wie zum Beispiel die Fotobox oder das Zelt, aufgebaut. Außerdem wurde das von den Künstlern benötigte Equipment auf die Bühne geschafft. Auch halfen wir den Caterern beim Aufbau. Den Künstlern zeigten wir die Location und nahmen ihnen so viel Arbeit wie möglich ab. Mit Beginn des Festivals, wurden drei Leute unseres Teams jeweils für eine Stunde für den Getränkeverkauf eingesetzt. Ansonsten fielen viele „Kleinigkeiten“ an, wodurch es immer Arbeit gab. Das Festival war ein voller Erfolg, und unser Team blieb nach dem Festival noch lange zusammen an der Schule, um aufzuräumen und unser selbst geplantes Festival zu feiern.

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